Çevre ve Şehircilik Bakanlığı

Bakanlık olarak 2004 yılından beri çevre mevzuatı kapsamında hizmet veren laboratuvarları yetkilendiriyoruz. Bu süreçte laboratuvarların başvuru, değerlendirme, yerinde inceleme, denetim ve belgelendirme gibi tüm faaliyetleri birçok dosya ve yazışma ile yürütülmekteydi.

Zaman içerisinde aşağıda belirtilen nedenler, tüm bu işlemlerin ilgili kullanıcılarla elektronik ortamda yürütülmesi ihtiyacını doğurdu:

1. Çevre Referans Laboratuvarındaki numune süreçleri ve 17025 kapsamında kalite süreçlerinin yönetilmesi.
2. Mevzuat gereği yapılması gereken evrak işlemlerinin ağır bir iş yükü getirmesi ve tüm bildirim ve bilgilendirmelerin resmi yazışmalarla yürütülmesi sebebiyle kağıt israfı oluşması.
3. Belirli sürelere bağlanmış işlem basamaklarının takibinin ve zamanında yerine getirilmesinin zorlaşması.
4. Yerinde inceleme ve denetimlerde komisyon oluşturma, eksiklik, düzeltici faaliyet, tutanak oluşturma, görev raporu vb. düzenlemelerde süreçlerin uzaması.
5. Başvuruların değerlendirilmesi sonucunda mevzuat, kapsam, parametre ve metot bazında oluşturulan, oldukça detaylı ve zahmetli bir süreç alan belge oluşturma işlemleri, uygulamadaki farklılıklar ve belgelerin standardizasyonu kapsamındaki aksamalar.
6. Verilerin toplanması, istatistiksel olarak değerlendirilmesi ve paylaşılması gereklilikleri.
7. Bakanlığımızca ve çeşitli kullanıcılar tarafından sıkça talep edilen sorgulamalar.

Web sitesi üzerinden ve resmi yazışma yoluyla yapılmakta olan, laboratuvarlar ile ilgili her tür iletişimin (duyuru, bilgi ve belge talebi vb.) geçmiş kaydının tutulacağı bir sistem gerekiyordu. Bu arayışlar sonrasında 2015 yılında SetXRM ile tanıştık. Karşılıklı yapılan hızlı bir analiz sonrasında “Laboratuvar Yetkilendirme Uygulaması” ve “Numune Kabul, Laboratuvar Süreçleri, 17025 Kapsamı Kalite Süreçleri” kısımlarını oluşturup kullanmaya başladık.

Mevzuat gereği yürütmemiz gereken tüm süreçleri sistem üzerinden yürütüyor, çevre adına toplanan verilerle istatistiksel çalışmalar yapıyor ve bu çalışmaları ilgili makamlarla paylaşabiliyoruz. Yazılımın dinamik ve güncellemeye açık özellikleri ile modülleri geliştiriyor ve ek modüller ekleyebiliyoruz. Bu sistem sayesinde kullanıcılar olarak tüm işlemleri optimum sürede, aynı standartta ve kağıt israfı olmadan yürütebiliyoruz.

Tabii ki tüm bu süreçlerin sağlıklı, başarılı ve hızlı yönetilmesinde proje yöneticisi Kemal Bey ve ekibinin hızlı ve doğru çözüm bulma, alternatif oluşturma ve tüm bunları güler yüzle yapma konusundaki başarılarının payı büyük. Bakanlık olarak bu uygulamayı geliştirmeye devam edeceğiz. Kemal Bey ve tüm ekibine teşekkür ediyoruz…

— A. Birim UĞUR, Yüksek Kimyager