E-imza Nedir?
Elektronik imza bir belgeyi elektronik olarak imzalamak için oluşturduğunuz gerçek imzadır. Elektronik ortamda bulunan bir belgenin onay akışında bulunan e-imza sahibi yetkili tarafından imzalandığını gösterir. 5070 sayılı kanun uyarınca e-imza, ıslak imza ile eşdeğerdedir.
Elektronik İmza Nasıl Oluşturulur?
Elektronik imza, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından onaylı Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılar tarafından sunulmaktadır. Kurum tarafından belirlenen e-imza kullanacak yetkili personel listesi Kamu Sertifikasyon Merkezine (Kamu SM) gönderilir.
Kamu SM kendisine başvuran kurum için listedeki yetkili personellere başvuru formu bağlantısını ve erişim parolasını bir mail ile iletir.
Yetkili personel erişim bağlantısı aracılığıyla “Nitelikli Elektronik İmza Başvurusu” sayfasından başvuru işlemlerini tamamlar. Başvuruyu sonlandırırken kendisine gönderilen SMS onay kodu ile başvurunun güvenlik adımlarını tamamlamış olur. Başvuru esnasında sayfa yönlendirmeleri ile yasal yükümlülükleri ile ilgili bilgi sahibi olacaktır.
Belgelendirme Süreçleri
Bir kurumun sahip olduğu doküman, form ve belgelerin yasal mevzuata göre yedeklenmesi, revizyonlarının takibi ve tüm onay süreçleri boyunca gizliliğinin korunması zordur. Birtakım kurumlar bunu masaüstü klasörleme, ortak ağ bağlantısı ve harici bellek ile depolar ve yedekler, bu süreç içerisinde güçlü bir yedekleme ve takip söz konusu değil ise ilgili dokümanların kaybı ve takibinin güçlüğü çeşitli sorunlara yol açabilir.
Popüler iş dünyasında kullanımı oldukça yaygınlaşan Elektronik Belge Yönetim Sistemi bir dokümanı oluşturma, gözden geçirme, revize etme, onaylama ve onayın hangi süreçte olduğunu takip etme işlemleri açısından oldukça yararlı bulunmuştur.
SetXRM Elektronik Belge Yönetimi
E-posta trafiğini azaltmanın yanında, belgelendirme süreçleri ve doküman takibi amacı ile kullanılan SetXRM Maya iş akışında manuel olarak takip edilen adımları otomatikleştirir ve optimize eder, belge güvenliğini sağlar, dokümanların filtrelenerek gelişmiş bir şekilde aranmasına ve kolayca ulaşılmasına yardımcı olarak zamandan kazandırır, depolamanın yükünü hafifletir.
SetXRM Maya ile bir dokümanın oluşturulması, güncellenmesi, görüntülenmesi ve onaylanması, onay akışının takip edilmesi ve ilgili kurumlara, kişilere iletilmesi yetkilendirme bazlıdır. Şirket içi departman ve kişi görevlerine göre özelleştirebilir. Dokümanın güvenliğini sağlar ve istenmeyen müdahalelerden ve kayıplardan korur.
E-imza Entegrasyonu
E-imza kişiye özel olup, kişinin kimlik bilgilerinin doğruluğunu garantiler. Bilginin doğruluğunu onaylar. Islak imza gerektiren tüm uygulamalarda kullanılabilir. Hukuki olarak e-imza, ıslak imza ile aynı geçerliliğe sahiptir. Elektronik imza kullanım açısından oldukça geniş bir yelpazeye sahiptir. SetXRM ve onaylı elektronik sertifika hizmet sağlayıcı ile yapılan entegrasyon sonucu, sistem içerisinde üretilen ve imza gerektiren her doküman için yasal geçerlilik kazandırır. İmzalandıktan sonra gönderim sırasında bilginin değişmediğini garantiler ve üretilen dokümanların paylaşımına izin verir.
SetXRM Maya yasal mevzuata ve kurum içi mevzuata uygun olarak yapılandırılır. İçerisinde ürettiğiniz bir veya birden fazla dokümanın aynı anda imzalanmasına izin verir.
Kişileri yetkisine göre imza işlemi için sıralamanıza olanak sağlar, belge görünürlüğünü, onay akışını ve revizyon takibini kolaylıkla sağlayabileceğiniz kullanıcı dostu bir arayüze sahiptir.
