SetXRM Lösungen
Servicemanagement
Von der Anrufannahme bis zum Außendienst, von der Garantieverfolgung bis zum Ersatzteillager: Steuern Sie alle After-Sales-Prozesse zentral mit SetXRM.
Kundendienst aus einer Hand
Das SetXRM Servicemanagement verfolgt Kundendienst und regelmäßige Wartung Ihrer Produkte und Dienstleistungen und ermöglicht die zentrale Steuerung der zugehörigen Serviceerlöse und -kosten.
Gewünschte Berichte lassen sich für jedes Modul im dynamischen Berichtsmodul gestalten und monatlich, quartalsweise oder jährlich abrufen.
- Anfragen per Telefon, E-Mail und Web
- Kundeninformation per SMS und E-Mail
- Garantieprüfung per Seriennummer
- Außendienst mit mobiler App
Module
Module des Servicemanagements
Anrufmanagement
Anfragen per Telefon, E-Mail oder Web erhalten eine Vorgangsnummer, über die der gesamte Prozess verfolgt wird. Nicht telefonisch lösbare Probleme werden einem passenden Team der Zentrale oder eines Servicepartners zugewiesen.
Beschwerdemanagement
Beschwerden aus Website, Telefon, E-Mail und sozialen Medien werden nach Art an Abteilungen, Händler oder externe Dienstleister geleitet; der Lösungsstatus wird verfolgt und dem Kunden per SMS oder E-Mail mitgeteilt.
Garantie- und Lizenzverfolgung
Die Garantie beginnt bei Produkten ohne Installation mit dem Verkaufsdatum, sonst mit Abschluss des Installationsauftrags. Lieferantengarantien und Softwarelizenzen werden ebenfalls verfolgt; vor Ablauf erfolgt eine Warnung.
Störungs- und Reparaturmanagement
Für eingehende Geräte wird ein Barcode gedruckt, die Garantie per Seriennummer geprüft, die Historie gesichtet und ein Fehlercode erfasst. Kostenpflichtige Reparaturen starten nach Freigabe des Serviceangebots; der Kunde wird informiert.
Wartung und Kalibrierung
Wartungs- und Kalibrierintervalle – insbesondere für Mess- und Medizingeräte – werden hinterlegt; fällige Geräte werden automatisch eingeplant, nach Freigabe entstehen Arbeitsaufträge und der nächste Termin wird aktualisiert.
Konsignationsware
Verfolgen Sie, bei welchem Kunden und in welcher Abteilung sich Konsignationsware befindet, wann sie zurückkommt, wohin sie danach geht und welche Zählerstände vorliegen; Bewegungen laufen per Seriennummer über ein virtuelles Konsignationslager.
Außendienstmanagement
Montage- und Störungsmeldungen weist der Serviceleiter den Technikern zu. Diese finden über den Auftrag in der App den Kundenstandort auf der Karte und kündigen den Besuch an; getauschte Teile werden vom Bestand abgebucht.
Ersatzteilmanagement
Ersatzteile werden je Hauptprodukt definiert, um Fehlauswahl zu vermeiden; Explosionszeichnungen sind im System verfügbar. Ein virtuelles Lager je Techniker hält den Ersatzteilbestand aktuell.
Arbeitszeit- und Spesenerfassung
Außendienstmitarbeiter erfassen Reise- und Übernachtungskosten mit Belegfotos sowie Zeiten nach Arbeitszeit, Überstunden und Feiertagen. Nach Freigabe gehen abrechenbare Beträge an die Buchhaltung, Vorschüsse werden verrechnet.
Geplante Wartung, kontrollierter Service
Wartungs- und Kalibrierintervalle werden einmal hinterlegt; das System listet fällige Geräte und plant sie automatisch ein. Nach Freigabe durch den Serviceleiter entstehen Arbeitsaufträge, die Wartungs- und Kalibrierdaten werden erfasst und der Vorgang mit dem nächsten Termin abgeschlossen.
Ist eine Beschwerde gelöst, wird der Kunde zur Bestätigung angerufen und der Vorgang geschlossen; Beschwerden werden nach Art gruppiert und monatlich, quartalsweise und jährlich ausgewertet.
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