Ministerium für Umwelt und Urbanisierung

Als Ministerium autorisieren wir seit 2004 Labore, die im Rahmen des Umweltrechts Leistungen erbringen. Dabei wurden sämtliche Tätigkeiten wie Antrag, Bewertung, Vor-Ort-Prüfung, Audit und Zertifizierung der Labore über zahlreiche Akten und Schriftwechsel abgewickelt.

Im Laufe der Zeit führten die folgenden Gründe dazu, dass all diese Vorgänge elektronisch mit den jeweiligen Nutzern abgewickelt werden mussten:

1. Steuerung der Probenprozesse im Umwelt-Referenzlabor und der Qualitätsprozesse im Rahmen der 17025.
2. Die hohe Arbeitslast durch gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation sowie Papierverschwendung, weil alle Mitteilungen über offiziellen Schriftverkehr liefen.
3. Die schwierige Nachverfolgung fristgebundener Prozessschritte und deren rechtzeitige Erledigung.
4. Langwierige Abläufe bei Vor-Ort-Prüfungen und Audits, etwa bei der Bildung von Kommissionen, der Erfassung von Mängeln und Korrekturmaßnahmen sowie der Erstellung von Protokollen und Einsatzberichten.
5. Sehr detaillierte und aufwendige Erstellung von Bescheinigungen nach Rechtsgrundlage, Umfang, Parameter und Methode, uneinheitliche Praxis und Probleme bei der Standardisierung der Dokumente.
6. Die Notwendigkeit, Daten zu erheben, statistisch auszuwerten und zu teilen.
7. Häufig angeforderte Abfragen durch unser Ministerium und verschiedene Nutzer.

Wir brauchten ein System, das die gesamte Kommunikation mit den Laboren – über die Website und den offiziellen Schriftverkehr, etwa Bekanntmachungen sowie Informations- und Dokumentenanfragen – lückenlos dokumentiert. Auf dieser Suche lernten wir 2015 SetXRM kennen. Nach einer schnellen gemeinsamen Analyse haben wir die Bereiche „Laborautorisierung“ sowie „Probenannahme, Laborprozesse und Qualitätsprozesse nach 17025“ aufgebaut und in Betrieb genommen.

Alle gesetzlich vorgeschriebenen Prozesse wickeln wir über das System ab, führen mit den für die Umwelt erhobenen Daten statistische Auswertungen durch und teilen sie mit den zuständigen Stellen. Dank der dynamischen und leicht aktualisierbaren Software entwickeln wir Module weiter und ergänzen neue. So erledigen wir als Nutzer alle Vorgänge in optimaler Zeit, nach einheitlichem Standard und ohne Papierverschwendung.

Einen großen Anteil am reibungslosen, erfolgreichen und schnellen Management all dieser Prozesse haben Projektleiter Herr Kemal und sein Team – mit schnellen, treffsicheren Lösungen, Alternativen und stets einem Lächeln. Als Ministerium werden wir diese Anwendung weiterentwickeln. Wir danken Herrn Kemal und seinem gesamten Team…

— A. Birim UĞUR, Chemiker (M.Sc.)