Her şeyin başı “Dijital Dönüşüm”
Dijital dönüşüm denince, herkesin aklına ilk olarak firmalarda parasal konulara hakim departmanlar gelir (CRM (Müşteri Yönetimi), Üretim Yönetimi, Bayi Yönetimi, Satın Alma Yönetimi, Servis Yönetimi vb.). Peki ya bu departmanlarda çalışanların personel yönetimi ve takibi ne olacak?
Personel Yönetimi ile neler yapabilirim?
- Personel Takibi – personelin özlük bilgileri, bilgi ve becerileri, sorumluluk alanı, bağlı olduğu yönetici gibi her çalışanın özel bilgileri bu alandadır. Yanısıra zimmet kayıtları da aynı ekranda tutulup onay süreçleriyle yönetilebilmektedir. Personelin iş başı eğitimleri ve aylık\yıllık eğitim planları ve gelişim takibi sağlanabilir. Ayrıca kullanıcının aldığı eğitimlerin yöneticileri ya da eğitim aldığı kurum tarafından değerlendirmeleri de yine sistemden sağlanır.
- İzin hak ediş hesaplaması ve talep yönetimi – personelin işe başladığı günden itibaren sistemde izin kullanmaya hak kazandığı tarihin hesaplanması ve izin artışı takip süreci başlar. Sistemde izin türüne göre belirleyebileceğimiz kurallar ile kullanıcı henüz izin kullanmaya hak kazanmamış ise talepte bulunması kısıtlanabilir ya da engellenebilir. Kullanıcı tüm izin detaylarına kendisine özel ekrandan görüntüleyebilir. Kullanıcı, ne kadar izni kaldığını sistemden görüp, izin talebini yöneticisine onaya gönderebilir. Onay mekanizmaları da firma özelinde kurgulanıp bir ya da daha fazla yönetici onayına sıralı gönderilerek işletilebilir.
- Avans talep yönetimi – Personel Yönetimi ile; aynı izin talep yönetiminde olduğu gibi talep ve onay süreçleri yönetilerek hem eksiksiz hem de sağlıklı bir düzen kurgulanabilmektedir. Ayrıca avans talep yönetiminde personellerin maaşlarının en fazla % X i kadar avans talep etmeleri gibi kurallar eklenebilir ve buna bağlı olarak sistem belirlenen limitlere ulaşıldığında personelin avans talep etmesini engelleyecek yapıdadır. Aynı zamanda geçmişte ne zaman ne kadar avans talep edilmiş ve onay durumları gibi detaylar da sistemden takip edilebilmektedir.
- Fazla mesai ücretleri – sistemde birçok farklı kurgulama ile fazla mesai kayıtları tutulabilir. Bu kayıtlara bağlı olarak da yönetici onayları ve muhasebe onayı alınmış kayıtlara göre sistemde Fazla Mesai Ücretleri hesaplamaları otomatik yapılabilir. Kullanıcılar da kendileri yetkileri dahilindeki ekranlardan ay içerisindeki fazla mesailerini ve ücretlendirmesini takip edebilirler.
- Masraf yönetimi – kullanıcı masraf kayıtlarını da aynı ekranlardan yönetebilir. Yanı sıra fatura / fiş numarası, masraf dokümanı, masraf açıklaması gibi detayların sistemden girilmesini sağlayan yapı, firmanın masraf yönetimi kriterlerine göre takip edilebilir. Ayrıca firma içi onay mekanizmaları da işletilebilir.
Dijital Dönüşüm Sürecinde Personel Yönetimi
Günümüzde birçok firmada hala personel dosyaları matbu olarak tutulurken izin formları, eğitim sertifikaları, zimmet formaları, yeterlik sınavı sonuçları da yine aynı dosyalar içinde tutuluyor. Avans, izinler, fazla mesai ücretleri, eğitim planları gibi bilgileri muhasebe uygulamalarından ve excellerden destek alınarak kayıt altına alınmaya çalışılıyor. Aslında farkında olmadan dosyalama yeri, dosyalamaya harcanan zaman, kullanılan kağıt ve hatta printer sarf malzemeleri, hesaplamalar derken ne kadar çok maliyet kalemine katlanıyoruz.
Dijital dönüşümün tanımında, “dijital teknolojinin süreçlere hız kazandırırken para ve zaman tasarrufu sağlaması” vurgusunu dikkate alırsak; Bir personel ile ilgili tüm detayların takibi ve yönetimi de başlı başına bir dijital dönüşüm projesidir, diyebiliriz.
